Een vergunningverleningsproces is een ingewikkeld proces. Vaak wordt gefocust op wat fout gaat tijdens een vergunningverleningsproces of hoe het er níet uit moet zien. Maar hoe ziet een goede samenwerking tijdens een vergunningverleningsproces er nou wél uit? Wat is nodig voor een effectief vergunningverleningsproces?
Voor mijn afstudeerscriptie heb ik een onderzoek gedaan naar de effectiviteit van zo’n proces en hoe de vergunningverlening verbeterd kan worden. Het onderzoek is uitgevoerd bij 3 Brabantse gemeenten; een kleinere, middelgrote en grote gemeente. Ik heb naast 3 evenementencoördinatoren van de gemeenten 11 collega’s van de brandweer, politie, GHOR, veiligheidsregio en evenementenorganisatoren geïnterviewd. Uit de antwoorden kwam ook een aantal verbeterpunten naar voren, deze zullen in een volgend blog worden besproken.
In dit blog worden drie kenmerken van een effectieve samenwerking tijdens het vergunningverleningsproces beschreven. Deze kenmerken zijn geformuleerd op basis van de antwoorden van de respondenten.
1. Een goede regie
Ten eerste kenmerkt een effectief proces zich door een goede regie. De burgemeester is eigenaar van de vergunning. Voor een effectief proces is het belangrijk dat zij dan ook betrokken wordt bij het proces door de vergunningverleners. Daarnaast betekent een goede regie dat de vergunningverleners de vergunning zien als een veiligheidskritisch instrument. Daarmee wordt bedoeld dat het vergunningverleningsproces gebruikt wordt om een evenement veiliger te maken: zodanig wordt ingevuld dat risico’s kenbaar en beheersbaar worden. Verder kenmerkt een goede regie zich ook door een aantal leiderschapskwaliteiten ten opzichte van de andere deelnemers. Dat houdt in dat de regievoerder goed communiceert met de andere deelnemers en dat zij het politieke spel doorheeft. Zo weet zij de juiste mensen bij het proces te betrekken en bereikt het doel: namelijk een effectief proces waarbij de burgemeester een afweging heeft kunnen maken van de risico’s.
2. Duidelijke procesafspraken
Ten tweede kenmerkt een effectief proces zich door duidelijk afgesproken processtappen. Zo weten deelnemende partijen wat, wanneer en door wie moet worden gedaan. Hier komt ook het eerste kenmerk weer terug: een goede regievoerder heeft vooraf aan alle deelnemende partijen duidelijk gemaakt hoe het proces er uit ziet en wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de deelnemers zijn. Belangrijk is dat de regievoerder ook op haar strepen staat ten opzichte van de adviespartijen en de organisator en durft te escaleren als het nodig is. De adviespartijen en organisator houden zich op hun beurt ook aan de gemaakte afspraken. Dit wil niet zeggen dat er geen ruimte is voor flexibiliteit: duidelijke afspraken laten ook ruimte voor onvoorziene omstandigheden, als de wederzijdse verwachtingen onderling maar zijn gecommuniceerd.
3. Voldoende capaciteiten en middelen
Ten derde heeft een effectief proces als kenmerk dat de deelnemers voldoende capaciteiten en middelen hebben. Capaciteiten zijn kennis en ervaring, middelen bijvoorbeeld tijd en mensen. Ontbreekt één of meer van deze middelen dan wordt het moeilijk een effectief vergunningverleningsproces te realiseren. Bij gebrek aan tijd bestaat het gevaar dat het proces wordt ‘afgeraffeld’, dat niet alle stappen goed worden doorlopen en risico’s kenbaar worden gemaakt. Ook blijkt dat de samenstelling van mensen tijdens overleggen belangrijk is. Bij een effectieve vergadering zijn niet te veel, maar ook zeker niet te weinig mensen aanwezig. De vaakst genoemde aanwezigen zijn: uiteraard vergunningverleners van de gemeente, de adviespartijen (politie, brandweer, GHOR/GGD en in het geval van C-evenementen de veiligheidsregio) en organisator. Verder is het maatwerk: afhankelijk van de aard van het evenement kunnen bijvoorbeeld vervoersbedrijven (NS) en toezicht & handhaving uitgenodigd worden. Tot slot hebben al deze mensen ervaring en de juiste kennis, dat betekent dat zij op niveau mee kunnen denken.
Conclusie
Dit wil niet zeggen dat dit alle kenmerken zijn van een effectief vergunningverleningsproces. Je kunt bijvoorbeeld ook denken aan goede communicatie, hoge mate van vertrouwen, etc. De besproken drie kenmerken zijn wel belangrijk. Een effectief vergunningverleningsproces heeft een leider, een stappenplan en voldoende capaciteiten en middelen nodig.
Meer weten?
- Lees hier de scriptie “Goed gedaan of goed gegaan?” van Mirte Faber
- Lees het blog de vijf faalfactoren in samenwerking