Capaciteitsanalyse

Overcrowding voorkomen, borgen vluchtcapaciteit en leren kijken

Een specifiek evenemententerrein

Hoe verdelen de mensen zich op het evenemententerrein? Wat is de capaciteit van de nooduitgangen? Wat is de maximale capaciteit?

Een optelsom van meerdere evenementen

Omdat de nooduitgang van het ene evenement de ingang van het andere evenement kan zijn, dat bijvoorbeeld ook al op z’n maximale capaciteit zit. Maatregelen en afstemming gevraagd!

Last minute capaciteitsanalyse

Gewoon omdat het 7 dagen voor het evenement nog kan en het je heel veel op kan leveren om juist tijdens het evenement te starten!

Herken je één van onderstaande situaties?

Je weet dat het belangrijk is om de capaciteit van een evenement te bepalen en te borgen in de veiligheidsplannen. Maar hoe je dat goed moet doen, weet je eigenlijk niet.

‘Het terrein is voor 80% vol’, hoor je iemand zeggen. Bij deze zin vliegt een aantal vragen door je hoofd dat je ook al in de voorbereidingen had. Hoeveel mensen staan er nu dan? Wat is dan die 100%? Hoe tel je die 80% en waarom is dit 80% en niet 90%?

Je voelt ergens aan dat een ‘gemiddelde’ capaciteit (totale oppervlakte maal 2.8 of 3.5 personen per m2) niet klopt. Het lijkt dan ook alsof de organisator soms gelijk heeft dat er meer mensen op het evenemententerrein kunnen. Aan de andere kant heb je soms ook het gevoel dat de maximale capaciteit eerder is bereikt. Maar hoe je dat gevoel moet staven of juist beargumenteerd terzijde moet schuiven, is jou niet duidelijk.

Je vraagt je af hoe er op basis van een gemiddelde capaciteitsberekening geteld en geanalyseerd wordt tijdens het evenement. Op basis van gemiddelde berekening krijg je toch ook een gemiddelde capaciteit? En hoe leer je dat zien? Zie je dat in één oogopslag of tel je op de camera’s de hoofden? Welk gebied tel je? Tel je alleen een gedeelte en extrapoleer je dat? Of kun je dit veel nauwkeuriger doen met een idem analyse?

Er zijn continu discussies over de capaciteit van het evenemententerrein. Je wilt eigenlijk een goede, gedegen capaciteitsanalyse en een leidraad om de discussie te beëindigen gestoeld op inhoudelijke argumentatie.

Het ‘tellen’ van de mensen en aangeven dat de maximale capaciteit is bereikt, is de kennis van enkelen. Je wilt graag dat jij en je team hier ook gevoel bij krijgen zodat er een goede basis ligt om te leren kijken naar de drukte en wat je daarvan vindt of van moet vinden.

Als je één van bovenstaande situaties herkent, is het tijd voor actie. Gelukkig hoeven deze bovenstaande situaties niet te blijven zoals ze zijn. En kan er sneller verandering in gebracht worden dan je vermoedt.

Wat levert het op?

Het bepalen en monitoren van de capaciteit van het evenemententerrein zal niet meer hetzelfde zijn na de samenwerking met Event Safety Academy. Wat kan deze samenwerking je opleveren?

Je weet exact hoeveel mensen veilig op het evenemententerrein kunnen zijn, rekening houdend met objecten, doelgroep en infrastructuur. De capaciteit kun je overnemen in de veiligheidsplannen en de vergunningverlening;
Je weet precies hoe de mensen zich verdelen over het terrein en waar de meeste drukte verwacht kan worden;
Je kent de capaciteit van de nooduitgangen en de verwachte uitstroomsnelheid van die betreffende nooduitgangen;
Je bent in staat om tijdens het evenement met 1 druk op de knop te zien of de ontvluchtingscapaciteit voldoende is in geval van een geblokkeerde nooduitgang of nooduitgangen die je niet voor ontvluchting wilt gebruiken;
Je weet exact welke maatregelen jij of de organisator kan nemen om de capaciteit van het evenemententerrein te verbeteren;
Er ligt een kader voor het tellen van de mensen, de capaciteit, dat kan dienen om crowdmanagement verder te professionaliseren.

Zou het niet heerlijk zijn om dit op korte termijn te bereiken?

Voor wie?

Voor de organisator die een goede, beargumenteerde verhouding wil hebben tussen een veilige drukte en de benodigde drukte om de commerciële belangen te behartigen.

Voor de gemeente die naast een krachtige vergunning voor het evenement ook meer grip op de veiligheidsaanpak en op het proces voor de totstandkoming van besluitvorming vooraf en tijdens het evenement wil.

Voor de politie en de brandweer om het ‘buikgevoel’ te beargumenteren en het advies omtrent crowdmanagement en capaciteit te professionaliseren in hun gebied (En niet uit te gaan van gemiddelden in het bouwbesluit…).

De werkwijze

Om een goede capaciteitsanalyse te doen is een goed begrip nodig van het evenement. Daarom wordt:

Document onderzoek gedaan en gebruik gemaakt van aanwezige historische beelden en informatie;
Ter plaatse gekeken op de evenementenlocatie;
De opgeleverde terreintekeningen gecontroleerd;
De casus multidisciplinair besproken. De ervaring leert dat er veel kennis in de hoofden zit die wél cruciaal is voor het berekenen van de capaciteit en het doen van een goede capaciteitsanalyse.

In het resultaat vind je:

Een analyse van de capaciteit per deelgebied op het evenement. Dus géén gemiddelden!
Een gedetailleerde plattegrond hoe de mensen zich verdelen op het evenemententerrein;
De exacte capaciteit per gebied op het evenemententerrein. Dit is ook het kader om te tellen en te monitoren;
Adviezen voor aanpassingen. Voorbeelden van aanpassingen zijn het wijzigen van loopstromen, verplaatsen van objecten, meer of andere locaties voor de nooduitgangen, aanpassingen van het vol=vol scenario, etc.;
Tips om te tellen tijdens het evenement;
Een rekenmodel om met 1 druk op de knop te bepalen of je voldoende capaciteit hebt voor de nooduitgangen bij het uitvallen van één of meerdere nooduitgangen.

Je hebt niets aan een rapport of advies dat niet past binnen de context. Om te zorgen dat er ook daadwerkelijk wat gebeurt n.a.v. deze analyse, zijn de uitgangspunten als volgt:

Dat het advies door het veiligheidsteam (multidisciplinair) en beslissers gedragen wordt;
Dat er uiteindelijk besluitvorming heeft plaatsgevonden op niveau waardoor jij de volgende stap weer kan nemen. Dat betekent dat je altijd een geïmplementeerd advies krijgt.
Dat gebruik wordt gemaakt van een risicorapportage methode waardoor de besluitvorming dusdanig versneld wordt zodat je niet nog op de evaluatie hoeft te wachten voor er iets verandert.
Dat wordt samengewerkt met jou, zodat jij hier ook van leert en ook hoe je deze methode zelf kan blijven toepassen.

Nog zeer kort op het evenement, een paar dagen vooraf, kunnen cruciale zaken worden geïdentificeerd en geïmplementeerd om de veiligheidsrisico’s aanzienlijk te verminderen. Een kans die je niet mag laten liggen!

Wat kost het?

Wat kost het om iedere keer over ditzelfde onderwerp blijft praten? Negativiteit? Onrust en onzekerheid? Wat kost het aantallen uren bij de medewerkers?

Wat kost het je dat je niet helemaal zeker bent of je de veiligheidsrisico’s van drukte en overcrowding goed hebt ingeschat? Wat als je een nooduitgang niet kan gebruiken en je niet weet wat dat voor de uitstroom betekent? Waar ben je dan met je gedachten als er een uitdagende situatie plaats vindt op het evenement? Wat heb je er voor over om deze gedachten en onzekerheid niet meer te hebben?

Wat kost het als het misgaat? Als er overdruk ontstaat of mensen worden verdrukt tijdens ontvluchting? Wat zou het mogen kosten om deze situatie te voorkomen?

Dat is niet onze prijs.

Aangezien ieder evenement uniek is en er vele factoren mee spelen die bepalen hoe de mensen zich verdelen over het terrein, is ook de prijs maatwerk. Wij overleggen graag met jou hoe jij het beste geholpen bent. Bel of mail en natuurlijk kan je hiervoor ook onderstaande voucher gebruiken.

Voucher

Gratis coaching