Samenwerking is een moetje. In deze tijd kan men meer realiseren wanneer er beter wordt samengewerkt met anderen, tussen afdelingen of in organisaties. Onderzoeken naar aanleiding van crises en incidenten kennen harde conclusies over communicatie, ketensamenwerking, informatie en besluitvorming. Daardoor zijn er veel mensen bezig met het verbeteren van de samenwerking en het informatiemanagement. Wat zijn nu de belangrijkste faalfactoren van samenwerking?

1. Niet handelen vanuit de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Er wordt gehandeld zonder zich af te vragen in hoeverre het handelen past bij de eigen rol. Er worden vragen gesteld die buiten de eigen verantwoordelijkheid liggen. Dat betekent, dat deze persoon, afdeling of organisatie buiten het gebied treedt waar zijn of haar invloed ligt. Emoties en verantwoordelijkheidsgevoelens voeren nu de boventoon.

Opdracht
Pak de notulen van een willekeurige vergadering en houd deze ook bij de hand in de onderstaande opdrachten. Wat is jouw taak en verantwoordelijkheid in deze vergadering? Wie van de aanwezigen weet het ‘altijd beter’ hoe een ander het moet doen? Wat is zijn/haar taak en verantwoordelijkheid? Past het onderwerp wat hij aankaart wel of niet bij zijn verantwoordelijkheid? Hoe zou hij het kunnen verwoorden dat het wel bij zijn verantwoordelijkheid past?

2. Niet weten met wie je moet samenwerken
Het klinkt als een open deur misschien, maar we weten soms niet met wie we moeten samenwerken. Is iedereen betrokken in een overleg of zitten er juist te veel mensen aan tafel?

Opdracht
Pak je notulen er weer bij. Beschrijf het doel van de vergadering. Wie heeft vanuit zijn rol niets bij te dragen aan deze vergadering? Waarom is deze persoon erbij? Denk na wie je mist en waarom.

3. Zelf beslissingen nemen die niet passen bij je verantwoordelijkheid
Het gevolg hiervan is dat beslissingen te laag liggen in de organisatie. Mensen of vergadergroepen hebben de bevoegdheid niet, maar beslissen toch. Soms bewust, maar meestal onbewust. Hierdoor blijven onderwerpen steeds weer terugkomen op dezelfde vergadertafel. Het onderwerp blijft namelijk roepen om een besluit. Het resultaat zijn moeizame vergaderingen met weinig voortgang en een beperkt lerend vermogen.

Opdracht
Schrijf voor jezelf op welke onderwerpen, iedere keer terugkomen in de vergadering. Welke beslissingen zou je hierover willen laten nemen en door wie?

4. Te weinig aandacht voor het besluitvormingsproces
Besluitvormingsprocessen vragen om een bewuste benadering. Wanneer men niet bewust is van de krachten in het besluitvormingsproces, sla je de meest belangrijke stap over om een energieke samenwerking te realiseren. Wanneer bij jou ‘iedereen er een plasje over moet doen’ kan het besluitvormingsproces effectiever.

Opdracht
Wat is de laatste belangrijke beslissing die bestuurders hebben genomen op jouw onderwerp? Wat werkte daarin goed en wat niet? Welke beslissing wil je laten nemen? Bijvoorbeeld meer of minder capaciteit op jouw onderwerp? Wat houd je tegen om hierover een beslissing te laten nemen?

5. Geen visie op bestuurlijke informatie
Men is meegegroeid in de organisatie en doet wat zij doen en altijd deden. Men staat niet meer stil bij wat een bestuurder moet weten om te kunnen ‘sturen’. De bestuurder daarentegen weet eigenlijk niet wat hij moet weten en welke vragen cruciaal zijn voor hem om zijn beeld te vormen. Hij wil beslissingen nemen of móet soms beslissingen nemen die hij niet wil, maar die wel passen bij zijn verantwoordelijkheid. Het is belangrijk dat men weet welke informatie de bestuurder wil en moet weten.

Opdracht
Ga in gesprek met de desbetreffende bestuurder/leidinggevende van het onderwerp van jouw vergadering. Wanneer wil of moet hij iets weten? Welke risico’s loopt hij nu op dit onderwerp? Lees ook het blog risicoadvisering aan de burgemeester. Hierin wordt een methode beschreven die gebruikt wordt in het bedrijfsleven bij grote projecten. Kan jij ook zo’n risicorapportage maken van jouw onderwerp? Wat bedreigt jouw onderwerp? Capaciteitstekort? Uitloop? Imagoverlies? Veiligheidsrisico’s? Financiële risico’s? Bespreek deze rapportage met hem.

Heb je vragen of wil je advies over een praktijkcase in het kader van dit blog? Mail gerust en we nemen contact met je op.