Snelle (re-)acties en resultaten kunnen niet uitblijven in de dynamische omgeving van het organiseren van een evenement. De afwegingen tussen veiligheidsrisico’s en de kosten van de te nemen maatregelen, zijn steeds vaker een aanzienlijk vertragend deel in de voorbereidingen. De uitdaging is om telkens het proces te regisseren met veel partijen en daarin de belangen op een juiste manier, het juiste moment en op de juiste niveaus te laten wegen. Hoe dóe je dat nu en hóe krijg je die gewenste versnelling in het gemeenschappelijk resultaat? Voor de regisseur of adviseur die essentiële invloed wil hebben op de veiligheid van een evenement, zijn er drie kritische succesfactoren.
De eerste kritische succesfactor is het maken van een planning teruggerekend vanaf de datum dat het evenement plaatsvindt. Een planning omvat de op te leveren producten en resultaten van de betrokken partijen, de beslismomenten en de te behalen mijlpalen. Een geaccordeerde, multidisciplinaire planning en ingeplande ruimte voor onvoorziene zaken, zijn belangrijke instrumenten voor de professionele regisseur. Het levert rust op in lastige discussies, ruimte voor de uitvoering van de diverse rollen en professies, minder verrassingen en meer tijd voor innovaties ten behoeve van bijv. administratieve lastenverlichting en kostenbesparing.
Signalen dat dit onderdeel aandacht nodig heeft zijn o.a. klachten over het hebben van te weinig tijd met name van de adviseurs. Of klachten over ongewenste verrassingen en over nieuwe zaken waarop ingespeeld dient te worden op het laatste moment. Ook moeizame overleggen met onduidelijkheid over de doelstelling, de op te leveren overlegresultaten en status van de acties zijn symptomen. Natuurlijk is ook de late verlening van de vergunning of zelfs het pas achteraf verlenen van de vergunning een onmiskenbaar signaal van gebrek aan regie op de planning.
De tweede kritische succesfactor is het expliciteren van de veiligheidsrisico’s ten behoeve van de bestuurlijke besluitvorming. Het risico dient nader te worden toegelicht met de mogelijke effecten en de afwegingen die daarin te nemen zijn zoals de keuze tussen preventieve-, reducerende- of accepterende maatregelen. Een multidisciplinaire voorbereiding van dit veiligheidsadvies en het voorkomen van vermenging met de mening van wethouders economie en citymarketing en mensen buiten de veiligheidskolom, maakt het integraal veiligheidsadvies tot een cruciaal instrument voor de veiligheid bij evenementen. Het dient als doel om het bestuur en de driehoek in staat te stellen bewuste keuzes en afwegingen te maken.
Signalen dat dit onderdeel aandacht nodig heeft zijn o.a. opmerkingen als ‘Daar kan ik toch de burgemeester niet mee belasten?‘ of ‘Iedereen weet toch dat dit een risico is?!’ en ‘Het zal wel heel toevallig zijn als dát incident nét gebeurd tijdens dit evenement?!’ Ook aanhoudende, inhoudelijke discussies en frustraties tussen de politie, brandweer, GHOR en gemeente kan een belangrijk signaal zijn, dat de veiligheidsafwegingen onvoldoende expliciet zijn gemaakt tussen de burgemeester en bijvoorbeeld districtschef, brandweer commandant en directeur Gezondheidszorg.
De derde kritische succesfactor is het bewust inzetten van de omgeving en op zoek te gaan naar positieve stakeholders. Het denken vanuit de wettelijke kaders, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van personen en partijen kunnen de juiste argumenten geven om het krachtenspel te beïnvloeden en te richten. Dit ondersteunt zowel de formele inrichting van de besluitvormingsprocessen en overleggen als de beïnvloeding van de informele kant, welke uiteindelijk ter ondersteuning moet dienen van de formele beslislijn.
Signalen dat dit onderdeel aandacht nodig heeft zijn o.a. opmerkingen als ‘Iedereen moet er een plasje over doen!’ of er vindt een plotselinge koersverandering plaats, er is een wirwar van overleggen, het vervelen tijdens overleggen van deelnemers of wegblijven van gevraagde deelnemers en het uitblijven of terugkomen op eerder genomen beslissingen.
Kortom voor het regisseren van de veiligheid op evenementen en een prettige, efficiënte multidisciplinaire samenwerking is het essentieel om grip en actieve sturing te hebben op voortgang van de planning, het bestuur expliciet afwegingen te laten maken in de veiligheidsrisico’s en het werkveld op een logische manier te organiseren.
Wat is jouw rol als regisseur? Hoe kan je je invloed vergroten en jouw veiligheidsnetwerk versterken? Wat zijn efficiënte interventies die je kan doen? Hoe zorg je voor versnelde besluitvorming en minder overleg met meer resultaat?
In deze cursus leer je de krachten te bundelen, krijg je praktische instrumenten voor de praktijk en leer je hoe je deze kan toepassen in jouw eigen praktijk.
Benieuwd wat wij voor jou kunnen doen? We denken graag met je mee.
Copyright © 2025 Event Safety Academy | Powered by Event Safety Academy | Build by Guifi.nl