In een vorig artikel heb ik drie kenmerken van een effectief vergunningverleningsproces besproken. Deze zijn in mijn afstudeeronderzoek naar de vergunningverleningsprocessen in drie Brabantse gemeenten naar voren. Naast deze kenmerken heb ik ook drie aanbevelingen voor een effectief vergunningverleningsproces. Deze blijken op een aantal vlakken overeenkomstig te zijn voor de gemeenten. De eerste twee aanbevelingen zijn met name bedoeld voor de vergunningverleners, de laatste geldt voor alle betrokkenen.
1. Nodig de juiste partijen uit
Eén van de voornaamste uitkomsten is dat het uitnodigen van de juiste partijen tijdens de overleggen belangrijk is. Dat betekent een balans vinden tussen kwaliteit en kwantiteit. De respondenten lieten weten vaak met te veel mensen aan tafel te zitten, waardoor informatie niet goed gefilterd kan worden. Hierdoor vermindert de effectiviteit van de vergaderingen. Tegelijkertijd is het wel van belang om een evenement vanuit meerdere expertises te belichten. Een vaak genoemde bezetting was in ieder geval de gemeente (i.e. vergunningverlener), organisator, de hulpdiensten, veiligheidsregio en eventueel beveiliging of verkeer. Kijk vooraf dus goed naar het type en de aard van het evenement om te bepalen wie je nodig hebt.
2. Communiceer over het proces
Daarnaast is één van de meest genoemde punten dat gemeenten de benodigde stukken veelal te laat en/of incompleet doorsturen. Dit zorgt voor onnodige vertraging in het proces. Het is dus van belang dat gemeenten het tijdspad van tevoren goed communiceren naar alle partijen. Om het tijdspad goed te kunnen waarborgen is het ook van belang dat de gemeente de ontvankelijkheidseisen van tevoren kenbaar maakt bij de organisator en de andere deelnemers. De gemeente moet daar bovenop zitten, zodat het proces op tijd start. Als het vergunningverleningsproces dan anders loopt dan gepland, is het essentieel dat de gemeente de andere partijen op de hoogte brengt. Op deze manier blijft voor alle partijen duidelijk wat de verwachtingen en mijlpalen zijn in het hele proces.
3. Afstemming en kennisdeling
Tot slot is een vaak genoemde aanbeveling door collega’s dat over het gehele netwerk en tussen gemeenten en veiligheidsregio’s meer afstemming moet komen wat betreft het vergunningverleningsproces en evenementenveiligheid in het algemeen. Het blijkt dat kennis vaak versnipperd is: in het netwerk wordt maar weinig tussen gemeenten en/of veiligheidsregio’s gespard over waar deelnemers tegen aanlopen tijdens vergunningverleningsproces. Dat is eeuwig zonde: veel partijen en/of personen hebben kennis waar anderen juist naar op zoek zijn. Deel je ervaringen of pak de telefoon bij vragen. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden!
De drie belangrijkste aanbevelingen om het vergunningverleningsproces te verbeteren zijn om de juiste mensen mee te laten werken, op tijd en duidelijk te communiceren en om meer aansluiting te zoeken met elkaar. Ik ben benieuwd of jij zelf nog goede tips hebt! Laat ze weten via de mail contact@eventsafetyacademy.nl
Meer weten?
- Lees hier de scriptie “Goed gedaan of goed gegaan?” van Mirte Faber
- Lees het blog de vijf faalfactoren in samenwerking