BLOG

VERSTERK JOUW NETWERK

veel-papier-dossiers.jpg

In drie stappen het capaciteitstekort veranderen

Chronisch capaciteitstekort lijkt wel een ziekte in overheidsland. Vaak krijg ik het dilemma voorgelegd hoe om te gaan met de vele dossiers, de complexe vraagstukken en de specifieke kennis die hiervoor nodig is. Ik kijk in de ogen van bijna overspannen beleidsmedewerkers, met name in de kleinere gemeenten, die zichzelf tekort doen omdat ze niet de kwaliteit kunnen leveren die ze willen leveren op hun vraagstukken. Het bestuur denkt, dat collegestukken en -voorstellen met een tik op de toverstaf zijn geproduceerd. Maar niets is minder waar!

De veelzijdigheid aan dossiers en de specifieke kennis die nodig is, vraagt om een continu balanceren in het spel tussen budget, tijd en kwaliteit. Alleen als medewerker heb je géén budget om tijd en handjes in te kopen. Tijd op de lange termijn is er wel. Dus zaken die niet urgent zijn, worden op de langebaan geschoven. Dan blijkt een halfjaar later, dat je er toch niet aan toegekomen bent om dit vraagstuk goed op te pakken. Wanneer je achterom kijkt, zie je, dat je alleen maar brandjes aan het blussen bent geweest en je je uiterste best hebt gedaan. ‘Dan toch maar het vraagstuk snel even tussendoor oppakken!’ hoor je jezelf denken. Je knabbelt aan alle kanten aan de kwaliteit van de oplossing. Een ‘zesje’ moet dan maar voldoende zijn. Maar wanneer je echt wilt veranderen weet je, dat er een ‘acht’ nodig is. En al zo vaak heb je het capaciteitstekort aangekaart, maar er wordt maar niet geluisterd.

Voor jou de drie stappen die nodig zijn om het capaciteitstekort te veranderen.

Stap 1: Maak het risico inzichtelijk van het capaciteitstekort
Het is belangrijk, dat je in een paar zinnen kan aangeven, wat het risico is van een tekort aan capaciteit en een gebrek aan ambtelijke en bestuurlijke prioritering. Beschrijf de mogelijk gevolgen wanneer dit risico zich voordoet en welke maatregelen genomen kunnen worden om dit risico te voorkomen (preventie) of te beperken (reduceren). De beschrijving kan er als volgt uitzien:

Klik hier voor de beschrijving.

Stap 2: Identificeer de inhoudelijk risico’s
Capaciteitstekort leidt tot het blussen van brandjes. Op een aantal vraagstukken worden risico’s gelopen wanneer er geen aandacht aan besteed wordt of onderhoud op gepleegd wordt. Je kan hierbij denken aan risico’s als het laten groeien van de hennepindustrie in de omgeving, ondermijning van het gezag en positie van de gemeente, risico’s op het zich voordoen van – onnodige – incidenten, beperkt zicht op georganiseerde criminaliteit, het faciliteren van criminelen in het geval wanneer er geen bestuurlijke aanpak wordt ontwikkeld etc. Probeer de geïdentificeerde risico’s ook op een dergelijke manier te formuleren als onder de eerste stap. Je zal zien, dat je ongeveer met 15 tot 20 risico’s ‘klaar’ bent.

Stap 3: Realiseer bewuste besluitvorming.
Wanneer je in deze situatie zit, worden er veel onbewuste beslissingen gemaakt. Zowel door jou, als door de burgemeester en de gemeentesecretaris. Een burgemeester die niet weet, dat je ernstig op kwaliteit inboet en een gemeentesecretaris die niet weet dat de ambtelijke organisatie op losse schroeven staat. Er is misschien ook nog wel een wethouder die niet in de gaten heeft, welke risico’s hij op zijn portefeuille loopt door de huidige gang van zaken. Bespreek jouw risico advies met deze bestuurlijke verantwoordelijken. Laat hen hierop gemeenschappelijk besluiten nemen. Want willen we deze risico’s voorkomen of reduceren? Of accepteren we bewust de mogelijk gevolgen? En wat mag dat dan kosten?

Een dergelijk rapport brengt de gelederen in beweging en laat het juiste nivo beslissen dat hiervoor verantwoordelijk is en bevoegdheden heeft om verandering aan te brengen. Wacht rustig af wat zij gaan beslissen en leg jouw dilemma’s aan hen voor.

Nota Bene: dit werkt alléén wanneer je deze (tabel-)vorm gebruikt en bij de keuze tot acceptatie de volgende zin overneemt: het bewust accepteren van mogelijke gevolgen. Ik hoor graag jouw succesverhaal of dillema’s waar je tegen aanloopt.

Wil je meer weten over deze manier van adviseren? Lees dan het blog risico advisering aan de burgemeester en bekijk video over de vier veranderactoren in een multidisciplinaire omgeving. Toch zelf nog te weinig tijd en heb je hulp nodig? Wij kunnen je helpen met een dergelijk onderzoek om de besluitvorming te versnellen, specifiek op een vraagstuk of op de gehele portefeuille openbare orde en veiligheid. Neem contact op via marit.elders@eventsafetyacademy.nl

Marit EldersIn drie stappen het capaciteitstekort veranderen
Share this post