Regelmatig moet een  evenementenvergunning nog verleend worden, terwijl het evenement over een paar dagen plaatsvindt. Waarom gebeurt dat en wachten we tot het laatste moment?

Of er worden na het verlenen van de vergunning vaak nog wijzigingen op het laatste moment doorgegeven en geaccepteerd zonder dat er integraal naar de veiligheidsrisico’s is gekeken. Welke vier zaken mág je níet vergeten wanneer je op tijd de vergunning wilt verlenen en goed wilt omgaan met wijzigingen?

Net op tijd
Voor we op deze vier zaken in gaan, is het belangrijk te ontdekken waarom de vergunning regelmatig laat wordt verleend. Want wanneer we niet weten waarom we de vergunning te laat verlenen, kan deze situatie ook minder makkelijk veranderd worden. Het is wel moeilijk hier een éénduidig antwoord op te geven, omdat elke situatie uniek is. Een ieder zal kritisch naar de eigen situatie moeten kijken. Meestal streeft men ernaar een vergunning af te geven gebaseerd op de situatie zoals deze zal zijn in de praktijk. Het is dan logisch, dat er gewacht wordt met de verlening tot vlak voor het evenement. Mijn ervaring is, dat als er geen projectmatige aanpak voor het verlenen van de vergunning wordt gehanteerd, de vergunning inderdaad later wordt afgegeven dan wenselijk is.

De gevolgen
Het laat opleveren van een vergunning heeft uiteindelijk meer negatieve dan positieve effecten. De communicatie naar de handhavers en hulpdiensten laat hierdoor al gauw te wensen over. Ook wordt er wordt niet voldaan aan de wettelijke vereisten en daarmee krijgt de maatschappij geen mogelijkheid om bezwaar in te dienen. Bovendien heeft de organisator pas heel laat de zekerheid onder welke voorschriften en voorwaarden de gemeente het evenement wil en kan vergunnen. Mochten er op het laatste moment door wijzigingen van de organisator veiligheidsrisico’s zich voordoen, dan is de druk om de vergunning te verlenen vaak veel te hoog. Want: “We kunnen het nu niet meer maken om geen vergunning te verlenen!” horen we elkaar dan zeggen. De druk wordt verhoogd en vaak wint het economische of politieke belang het van een bewuste afweging van de risico’s en het nog kunnen nemen van maatregelen. Natuurlijk rijst dan de vraag “Kan dit ook anders?”

Projectmatig werken
Een strakkere projectmatige aanpak van de voorbereidingen is van belang. Het omgaan met wijzigingen is daarin een apart proces welke de projectleider moet beheersen. In dit geval zijn er vier zaken waaraan de projectleider moet denken bij wijzigingen met betrekking tot de evenementenvergunning:

1.  Uiterlijk moment van vergunningverlening of afwijzing.
Bepaal het moment waarop je uiterlijk de vergunning wilt of moet verlenen en verleen dan ook de vergunning (of wijs af) op dat moment op basis van de ingebrachte informatie en adviezen van de hulpdiensten. Dit is vaak nog het moment voordat de fase van operationalisering gestart of gereed is. Daarna kunnen dan ook nog bepaalde type wijzigingen verwacht worden.

2. De wijzigingen laten accorderen door het veiligheidsoverleg.
Laat de wijzigingen, na de verlening van de vergunning, accorderen door het veiligheidsoverleg. Verzamel de wijzigingen en bepaal, het liefst van tevoren, een aantal momenten waarop je deze gaat behandelen.

3. Een voorschrift opnemen in de vergunning.
Neem in de vergunning een voorschrift op waarin aangegeven wordt hoe er wordt omgegaan met wijzigingen. Geef aan, dat er in principe geen wijzigingen mogelijk zijn, die een veiligheidscomponent hebben, tenzij het veiligheidsoverleg vertrouwen heeft in de – uitvoering van de – voorgestelde veiligheidsmaatregelen. Wijzigingen die geen veiligheidsrisico hebben, kunnen na beoordeling door het veiligheidsoverleg, in principe plaatsvinden. Geef ook aan wat de consequenties zijn wanneer er toch wijzigingen plaatsvinden zonder dat deze zijn geaccordeerd door het veiligheidsoverleg.

4. Voorbespreking met het bestuur.
Laat het bestuur beslissen over deze manier van werken en omgaan met wijzigingen en maak hierover een beleidsmemo. Laat ook beslissen over de (bestuurlijke) consequenties wanneer de evenementenorganisator wijzigingen doorvoert zonder dat het veiligheidsoverleg deze heeft  geaccordeerd. Het bestuur zal ook een algemeen besluit moeten nemen, dat zij, bij onvoldoende informatie of op basis van een bewuste risicoafweging, de aanvraag afwijzen op het uiterlijke moment van vergunningverlening.

Ik ben projectmanager en verandermanager en geen jurist of vergunning specialist. Wel pleit ik ervoor, dat we meer gaan nadenken hoe we onze vergunningen slimmer en effectiever kunnen verlenen en de vergunning beter kunnen positioneren binnen de gemeentelijke organisatie. Dit is belangrijk om ongewenste effecten te  voorkomen en voor het veilig stellen van een continue proces van bewuste risicoafwegingen en onaangename verrassingen op het laatste moment zo veel mogelijk te voorkomen. Het is van belang om grip te krijgen op het wel of niet vergunnen van wijzigingen op het laatste moment en de risicoanalyse en maatregelen die daarmee gemoeid zijn, zonder een krampachtige besluitvorming en veiligheid onder tijdsdruk te zetten.