De polisvoorwaarden van de verzekeraar kunnen de besluitvorming van de afgelasting van een evenement beïnvloeden. Hoe kan je daarmee om gaan als regisseur evenementenveiligheid? Want zware stormen en regen hebben ons land weer geteisterd. Meerdere evenementen moesten afgelast of voortijdig beëindigd worden of vonden hun doorgang in afgeslankte vorm. Een besluit welke niet leuk is voor iedereen, die hard heeft meegewerkt aan het evenement. Ook kent dit besluit een financiële consequentie, die niet altijd te overzien is. Vaak hebben we ons voorbereid met het ‘extreem weer’ scenario op de handelingen die verricht moeten worden. Maar zijn we ook voorbereid op het besluitvormingsproces, de inhoud daarvan en de afwegingen die daarin gemaakt worden?

Besluitvorming
De besluitvorming voor de afgelasting van een evenementen vindt vaak plaats kort voor of tijdens het evenement. Over de afwegingen die dan gemaakt worden, wordt zelden vooraf nagedacht. Ze worden ook niet opgeschreven op het moment dát ze gemaakt worden. Daarentegen worden ook niet alle afwegingen expliciet gemaakt. Iedere deelnemer in het beslissingsproces, weegt namelijk in zijn eigen hoofd ook een aantal voor- en nadelen af, zowel bewust als onbewust. Dit heet ook wel de verborgen agenda. De kosten die gemoeid zijn bij een afgelasting en de mate waarin de evenementenmaker verzekerd is, gebeurd veelal, in de besluitvorming tot afgelasting, impliciet. Wanneer je het besluitvormingsproces en de krachten die daarin spelen, beter wilt begrijpen, is het nodig hierover iets te weten.

De evenementenverzekering
Veel gemeenten stellen als voorschrift in de vergunning, dat de evenementenmaker een  evenementenverzekering nodig heeft. Verzekeraars hebben tegenwoordig ook een speciale module ‘extreme weersinvloeden’ waarvoor het evenement zich extra kan bijverzekeren. De polisvoorwaarden geven inzicht in hoe verzekeraars het besluit van afgelasting evenement bij extreme weersinvloeden, beoordelen. Wanneer je bijvoorbeeld de polisvoorwaarden bekijkt van AON, dan vallen de volgende zaken op;

1. Stortregens zijn regens waarbij meer dan 25 mm per uur valt;
2. Zware winstoten hebben een windgemiddelde snelheid van 10 minuten van 8 beaufort en een zware storm heeft ook minimaal 8 beaufort;
3. Als bewijslast is een vaststelling door het hoofdstation van het KNMI of Meteo Consult nodig en bindend (art 4.2);
4. Als bewijslast is een schriftelijke verklaring van de desbetreffende autoriteiten nodig (art 4.2);
5. De verzekeraar geeft in de polis aan tot welk bedrag hij ten hoogste de schade vergoedt (art 2.2).

Misschien begrijp je na het lezen van deze punten, de spanning van de evenementmaker. Hoe weet hij, dat hij aan deze voorwaarden voldoet? Of beter gezegd… Hoe weet hij, dat hij aan deze voorwaarden gaat voldoen? Immers, het besluit valt al vóórdat je de bewijslast kan verzamelen?! Hier blijkt ook, hoe belangrijk het is, welk weerstation opgevolgd wordt door het veiligheidsoverleg. En het belang van een schriftelijke verklaring van de desbetreffende autoriteiten is een essentieel onderdeel van de schadeclaim en de mogelijkheid tot vergoeding. Nu ben ik geen verzekeringsexpert, maar deze polisvoorwaarden geven mij geen duidelijkheid over een situatie van aansprakelijkheid bij gewonden of invaliden door een ‘extreem weerscenario’. Mogelijk zit dat wel in de basis van de evenementenverzekering in combinatie met een aansprakelijkheidsverzekering en niet in deze aanvullende module.

Drie glasheldere vragen
De onzekerheid van de vergoeding van de schade en de hoogte ervan, speelt wel degelijk mee in de besluitvorming. De schade die niet vergoed wordt door de verzekeraar, kan de doodsteek voor ieder evenement zijn. En dat wil elke evenementenmaker voorkomen. Drie zaken die je je kan afvragen aangaande de evenementenverzekering;

1. Waarom wil je – eigenlijk – dat een evenement een evenementenverzekering heeft? Is het hebben van een evenementenverzekering op zich dan wel voldoende of verlang je aanvullende modulen? Heb jij jezelf verzekerd, dat een evenementenmaker zich voor de – voor jouw belangrijke scenario’s – heeft verzekerd?
2.   Kan je tijdens de voorbereidingen de verborgen agenda bespreekbaar maken met de evenementenmaker? Kan je hem vragen hoe de vergoeding van de verzekeraar zijn besluitvorming en afwegingen beïnvloed in geval van – bijvoorbeeld – het slecht weer scenario? Kan je zijn zorgen verlichten, door aan te geven hoe de overheden hem daarin tegemoet kunnen komen?
3. Heb je scherp om welke risico’s het daadwerkelijk gaat? Zijn er dan nog andere mogelijkheden, waarop het evenement wél doorgang kan vinden? In kleinere vorm? Op een later tijdstip? Of zoals de Zwarte Cross heeft besloten in de zomer van 2015 tot het bieden van gratis entree op de zaterdag. Let wel, dat ook van deze beslissing weer een bewuste risico afweging gemaakt wordt.