regisseur.jpg

Drie kritische succesfactoren in regie op (evenementen-)veiligheid

Snelle (re-) acties en resultaten kunnen niet uitblijven in de dynamische omgeving van het organiseren van een evenement. De afwegingen tussen veiligheidsrisico’s en de kosten van de te nemen maatregelen, zijn steeds vaker een aanzienlijk vertragend deel in de voorbereidingen. De uitdaging is om telkens het proces te regisseren met veel partijen en daarin de belangen op een juiste manier, het juiste moment en op de juiste niveaus te laten wegen. Hoe dóe je dat nu en hóe krijg je die gewenste versnelling in het gemeenschappelijk resultaat? Voor de regisseur of degene die essentiele invloed wil hebben op de veiligheid van een evenement, zijn er drie kritische succesfactoren.

1. Planning van het proces
De eerste kritische succesfactor is het maken van een planning terugredenerend vanaf de datum dat het evenement plaatsvindt. Een planning omvat de op te leveren producten en resultaten van de betrokken partijen, de beslismomenten en de te behalen mijlpalen. Een geaccordeerde, multidisciplinaire planning en ingeplande ruimte voor onvoorziene zaken, zijn belangrijke instrumenten voor de professionele regisseur. Het levert rust op in lastige discussies, ruimte voor de uitvoering van de diverse rollen en professies, minder verrassingen en meer tijd voor innovaties ten behoeve van bijv. administratieve lastenverlichting en kostenbesparing.
Signalen van de afwezigheid van regie op de multidisciplinaire planning zijn bijvoorbeeld klachten over het hebben van te weinig tijd met name van de adviseurs, klachten over ongewenste verrassingen en over nieuwe zaken waarop ingespeeld dient te worden op het laatste moment. Ook moeizame overleggen met onduidelijkheid over de doelstelling, de op te leveren overlegresultaten en status van de acties zijn symptomen. Natuurlijk is ook de late verlening van de vergunning of zelfs het pas achteraf verlenen van de vergunning een onmiskenbaar signaal van gebrek aan regie op de planning.

2. Expliciteren van de te maken veiligheidsafwegingen
De tweede kritische succesfactor is het expliciteren van de veiligheidsrisico’s ten behoeve van de bestuurlijke besluitvorming. Het risico dient nader te worden toegelicht met de mogelijke effecten en de afwegingen (preventie, reductie en acceptatie) die daarin te nemen zijn. Een multidisciplinaire voorbereiding van dit veiligheidsadvies en het voorkomen van vermenging met de mening van wethouders city-marketing en mensen buiten de veiligheidskolom, maakt het tot een cruciaal instrument voor de veiligheid bij evenementen. Het dient als doel om het bestuur en de driehoek in staat te stellen bewuste keuzes te maken.
Signalen van een gebrek aan expliciet inzicht in de veiligheidsrisico’s zijn opmerkingen als ‘Daar kan ik toch de burgemeester niet mee belasten? ‘, ‘Iedereen weet toch dat dit een risico is?!’ en ‘ Het zal wel heel toevallig zijn als dát incident nét gebeurd tijdens dit evenement?!’. Ook aanhoudende, inhoudelijke discussies en frustraties tussen de politie en gemeente kan een belangrijk signaal zijn, dat de veiligheidsafwegingen onvoldoende expliciet zijn gemaakt tussen de burgemeester en districtschef.

3. Bewust inzetten van de omgeving en de stakeholders
De derde kritische succesfactor is het bewust inzetten van de omgeving en op zoek te gaan naar positieve stakeholders. Het denken vanuit de wettelijke kaders, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van personen en partijen kunnen de juiste argumenten geven om het krachtenspel te beïnvloeden en te richten. Dit ondersteunt zowel de formele inrichting van de besluitvormingsprocessen en overleggen als de beinvloeding van de informele kant, welke uiteindelijk ter ondersteuning moet dienen van de formele lijn.
Signalen van het minder bewust inzetten van de omgeving zijn opmerkingen als ‘Iedereen moet er een plasje over doen’ of een plotselinge koersverandering, een wir-war van overleggen, het vervelen tijdens overleggen en het uitblijven of terugkomen op eerder genomen beslissingen.

Marit EldersDrie kritische succesfactoren in regie op (evenementen-)veiligheid
Share this post

Join the conversation

Related Posts